如何利用信息化手段实现网上督办并提高效率

(晋豫鲁铁路通道股份有限公司,山西太原030000)

人民交通网讯 摘要:随着晋豫鲁铁路公司转型发展的不断深入,公司出台了重点工作督办管理办法，确保各项工作推进取得实效，督办管理在逐步推进过程中，重点工作不断积累，人工督办变的越来越复杂，工作量的不断积累，导致相关过程盯控和推进情况反馈不能及时完成，如何利用信息化手段实现网上督办，是当前提高督办效率的重要研究课题，文章结合实际，简要阐述了集成在OA办公系统下的任务督系统设计与实施。

关键词:网上督办;重要工作;决议管理;企业信息化

1、建设背景

晋豫鲁铁路通道股份有限公司是由太原铁路局集团公司、山西能源交通投资有限公司、中银集团投资有限公司、山东铁路建设投资有限公司、河南铁路投资有限公司等九家股东于2010年9月19日共同出资组建，注册资本为人民币519亿元，属外商投资企业。

公司负责建设的瓦日线跨山西、河南、山东三省12市47县，自山西省吕梁市兴县瓦塘开始，至山东省日照市为终点。线路全长1269.836km，总投资约1038亿元;线路为国铁I级双线电气化，运行速度120km/h，牵引质量为5000t(部分10000t)，规划运输能力2亿吨/年;配套建设联络线与苛瓦、南同蒲、太焦线、京广线、京九线、京沪线等干线连接。

瓦日线已于2014年12月30日建成通车，正式开始运营。

公司下设综合管理部、运输安全部、计划财务部、经营开发部及晋豫鲁铁路开发有限公司。当前公司以建设瓦日线集疏运销配套设施为重点，着力布局煤炭贸易市场，同时积极开展多元经营，全面开发沿线土地，推进公司上市。

随着公司转型发展的不断深入,OA协同办公等信息系統已基本建立完成,信息化在公司管理方面起到了重要作用，为确保公司“减扭盈”三字方针落实;实现全国合资铁路标杆线目标，扩大“大通道”品牌效益等各项重要工作的推进落实，公司制定出台了重点工作督办管理办法，为加强督办管理办法执行效率,如何实现网上督办是当前急需解决的重要问题。

2、业务需求分析

瓦日线途径山西、河南、山东省，晋豫鲁铁路通道股份有限公司作为铁路线运营管理公司，三省都设置有办事机构，人员相对分散,如果只是依靠人工方式进行督办,过程相对复杂,盯控效率也不足,结果往往会出现督办人员对任务不清楚、督办过程情况反馈不及时、督办工作效率低、考核没有依旧等问题。

在公司转型发展的加速期，督办部门需要落实督办事项越来越多,在人手不足的情况下，要保质保量，切具有时效性，利用信息化手段提高督办工作效率是必然选择，根据实际情况，网上督办系统应满足以下几点需求:

1)提交的任务具有限时办结功能。

2)督办过程具有流程管理功能。

3)工作承办人员具有回复功能。

3)工作流程具有监控功能。

4)工作结束后具有统计查询功能。

5)工作结束后具有评定功能。

网上督办系統要能够帮助督办部门简化工作流程，强化过程监控和沟通反馈，提升督办工作执行效率，同时也能向公司管理层提供督办工作的执行情况，便于领导进行决策。

3、当前机房配置

目前机房配置了气体消防系统、空调系统。管理人员对机房UPS、空调系统、供配电、温湿度、漏水、消防、门禁进行视频监控，保证机房稳定运行。机房拥有12瓶42公斤罐装二氧化碳气体整以及机房体灭火系统;采大金精密空调做机房散热。

4、服务器环境

公司目前使用的是IBM公司的3850 M2服务器，基本配置为4处理器、，采用 英特尔至强7400系列处理器，速度最高可达2.40GHz(四核)，带有高达16MB二级缓存。7个PCI-Express x8高性能I/O扩展插槽，2个支持热插拔功能。ScaleXpander Option套件使客户能够灵活地从4个插槽扩展至16个插槽，服务器安装操作系统为Windows Server2008，数据库为mysql，督办管理系统是在OA系统上开发的，相关服务器环境基本满足需求。

5、网络与安全系统现状

公司网络分为铁路内网和互联网外网。

1、外网现状

外网网络拓扑结构如下图所示：

内网网络拓扑结构如下图所示：

1.1、互联网边界区域

目前中心机房互联网外网边界部署了1台华为Quiwday

Ar46-40千兆路由模式，通过东科DptechFw1000-GM-N防火墙和迪普IPS2000-MA-A入侵防御设备构建起整个网络防御体系，同时下联1台东科DptechUAG3000-GS上网行为审计设备对内部终端访问互联网行为进行管控。内网是采用思科核心路由器接入上级单位网络，通过web防火墙及千兆核心交换机完成网络组建。

1.2、互联网核心区域

核心区域采用1台千兆核心交换机，作为公司机房的核心交换处理局域网的业务数据交换和互联网的数据交换设备，旁挂1台千兆迪普无线控制，针对局域网的无线接入点进行统一管控，1台千兆鼎普互联网保密检测系统，通过端口镜像技术手段将核心交换机的数据流量复制到检测系统进行数据检测，1台千兆迪普审计平台。实现全面管控和过滤局域网终端上网行为，如网络连接、Web访问、FTP、收发电子邮件、文件共享、BBS论坛访问/留言等,并能妥善有效记录和审计各类行为日志，以供系统管理人员按需查看，1台千兆盈高准入平台，支持身份认证、友好WEB重定向引导、基于角色的动态授权访问控制、可配置的安全检查规范库、“一键式”智能修复、实名日志审计等功能，满足等级保护对网络边界、终端防护的相应要求，同时提供更高效、更智能的网络准入防护体系，

1.3、互联网终端区域

核心交换机通过千兆多模光纤线路连接锐捷互联网楼层接入交换机，

1.4、业务服务器区域

在业务服务器区域边界部署1台千兆的启明星辰的WEB安全应用网关，采用透明模式部署，WEB安全应用网关系统提供了专业的WEB应用攻击防护能力，保证WEB应用的连续性和高可用性，对SQL注入攻击、跨站脚本攻击、网页挂马等攻击进行防护，有效防止敏感信息泄漏，能够提供最佳安全成本，有效降低安全风险，对内部的业务应用服务器提供应用层的安全保障。

4、系统设计方案

2017年公司出台重点工作任务督办管理办法后，根据实际存在的问题，开始进行网上督办系统开发，开发的原则是使用简便，操作简单，功能主要有:督办任务管理、任务限时办理、流程监控、任务评定，以此提升督办工作效率。

图1督办系统架构

4.1督办部门筛选录入

督办管理部门按照公司督办管理办法，将公司议定的督办工作按程序进行书面登记，然后录入督办信息系统，启动督办流程。

4.2启动督办

督办管理部门通过系统录入界面将督办工作题目和工作简要概述录入到系统内，同时工作详情文件通过附件添加功能进行录入，完成以上流程后，点击下发，按照OA系统已经划分好的部门和人员结构进行勾选确认，正式启动工作督办程序。

4.3督办管理界面

启动督办后，公司管理人员能通过管理界面看到督办执行人的情况反馈，同时可以按照部门、人员、任务类型划分进行査询统计，查询功能主要可以到工作详情和执行人推进情况，统计功能可以按照部门或者人员进行统计，并生成重点工作完成比率，从而掌握该部门和人员完成重点工作的能力，按任务类型统计后可以看到该类型工作完成的难易程度。

4.4实时监控管理

录入督办系统的工作，都是经过公司议定的重要事项，相关工作已经明确了责任人和办理时限，公司管理人员登陆督办系统时,具有和督办管理人员同样的监控功能权限，可以通过列表形式非常直观的看到所有督办工作进度，同时可以对单个督办任务进行详情查看，具体掌握相关执行人工作推进情况反馈，随时了解重点工作具体办理情况和存在问题，这样可以有针对性，切灵活的解决督办工作在推进过程中存在的问题，确保工作按期落实。

4.5限时办结功能和定期提醒功能

进行督办的重点工作都已经明确了时间节点，督办管理部门在录入工作，在录入界面要有限定时间和定期回复提醒选择功能，限定时限就是督办完成的最后节点，相关工作必须按要求完成;周期提醒功能是按照天、周、月划分，主要是让督办工作执行人根据督办管理部门要求，按周期及时反馈推进情况，保证重点工作在推进过程中管理人员及时掌握情况。

4.6接受任务和情况反馈

当公司职工接到督办工作后,系统将自动通过内部即时通讯和企业微信端口向承办执行人员发出信息通知,及时告知相关执行人有重点工作需要办理，督办工作执行人在进入督办系统界面后点击接收，信息通过相应及时通讯软件回馈到督办管理人员，从而保证督办工作下达和接收完成闭环。在执行督办工作时，定期提醒功能会根据督办管理部门的定期提醒功能，通过即时通讯软件发送消息通知，按期提醒执行人反馈执行情况，执行人进入督办系统后，在自己任务栏内点击具体工作，通过窗口页面录入进行情况反，同时可以通过附件添加功能，添加带有图片和视频等大型文件。

4.7停办和延期申请

督办执行人员在执行督办任务时，会遇到各种原因导致督办工作无法按时完成，或者该督办工作在推进过程中出现重大变化，相关工作从性质上已经发生变化，此时督办执行人员点击任务列表中具体的某一任务后方的功能下拉菜单，可弹出停办和申请延期选项，同时填写具体意见后进行确认，申请意见会反馈到督办管理部门，督办管理部门可以通过意见分送程序，将情况反馈到主管或分管领导进行审批，领导审批同意后，督办管理部门将终止和延期任务执行。

4.8督办完成。

督办执行人在完成具体承办任务后，在任务列表后方的下拉菜单内选择完成任务，执行情况将返回到督办管理部门进行确认，如果督办管理部门认可完成结果将选择归档，任务完成闭环，如果督办管理部门不认可结果可将任务回退，并在内容栏内输入回退意见，由督办执行人员再次进行办理。

4.9督办报告管理

督办管理部门通过管理界面的督办任务统计功能，可以将所有完成的任务统计出来，点击某一任务后方的下拉菜单栏，或者界面上的全选功能，在菜单内可以选择打印，打印内容要包含整个督办流程和督办工作的具体内容。

4.10权限划分

督办管理系统权限划分按照角色划分主要分为三块，一是督办管理人员，二是公司管理人员，三是普通人员。督办管理人员具有最高权限可以使用全部功能，也是这个督办过程的发起和监督人员;公司管理人员具有查看全部督办任务和和停办、延期的审批权利;普通人员是督办任务的执行者，具有任务执行情况反馈和停办、延期申请权利，同时设置为以角色划分权限，方便管理员调整时只通过角色下的具体人员完成权限分配，方便管理人员操作。

4.11系统集成

公司于2017年已经完成办公OA系统的建设部署，网上督办系统作为整个OA系统的子模块，在系统登录、组织架构、信息提醒推送等基本功能上均可以利用现有OA系统进行操作，无需单独进行系统集成部署。

5.结语

通过网上督办系统建设启用,晋豫鲁铁路公司在重点工作落实方面有了更加高效的管理手段。在有效的制度管理下，通过信息化的高效属性，保证了在公司转型发展时期的督办工作需求，同时通过系统建立也提升了公司现代化、科学化的管理水平，随着网上督办系统的持续运用，信息化为晋豫鲁铁路公司跨越转型发展再添新动力。(柴瑞峰、王金虎、王军)

参考文献:

【胡立全李德峰戚兴本山东能源集团网上督办系统设计及实现电脑知识与技术2013.9】

【吴杰平信息化是企业竞争的源泉企业技术进步2005.6】

【王敬涛于亚莉浅析企业信息化建设万方数据2011.9】

【马栋加强信息化建设提升企业管理水平铁道工程管理2013.1】

(新媒体责编：news1166)